W dzisiejszych czasach zdecydowana większość firm nie mogłaby funkcjonować bez samochodu firmowego, jednak pytanie o to jakie auto kupić, to nie jedyne na jakie musi odpowiedzieć przedsiębiorca. Istnieje kilka sposobów finansowania samochodu do firmy. Jakie są ich wady i zalety, co opłaca się bardziej i o jakich formalnościach warto wiedzieć jeszcze przed zakupem, leasingiem lub wynajmem auta dla biznesu?
Samochód na własność – kredyt lub gotówka
Leasing i kupno (za gotówkę lub na kredyt), to dwa najczęściej wybierane rozwiązania, które pozwalają nabyć lub wziąć w 
użytkowanie samochód na firmę. Obie opcje mają swoje wady i zalety, które warto gruntowanie przeanalizować przed wyborem jednego z nich. Kredyt na samochód firmowy umożliwia kupno zarówno auta nowego, jak i używanego. Pojazd staje się własnością firmy. Ta opcja opłaca się bardziej dla przedsiębiorców, którzy nie są płatnikami VAT, ponieważ samochód na firmę nie wymaga płacenia podatku VAT. Z drugiej strony, jeśli auto ma być kupione na kredyt, trzeba pamiętać o wszystkich formalnościach i zdolności kredytowej. Może to być problem dla małych i startujących firm, dlatego innym popularnym rozwiązaniem jest leasing samochodów osobowych i dostawczych dla firm.
Leasing – prostsze zasady, korzyści w rozliczeniach
W porównaniu do kredytu, leasing to rozwiązanie znacznie prostsze i w wielu przypadkach bardziej opłacalne. Minimum formalności i korzyści podatkowe, przede wszystkim możliwość zaliczenia w koszty comiesięcznej faktury od leasingodawcy, to zalety, które przekonują zarówno początkujących, jaki i doświadczonych przedsiębiorców.
Leasing samochodów osobowych i dostawczych – operacyjny lub finansowy
Najbardziej znany na polskim rynku podział leasingu to: leasing operacyjny i finansowy. W kontekście rozliczeń istnieją między nimi 4 podstawowe różnice, które warto znać.
- Minimalny czas trwania umowy
W obu przypadkach minimalny czas trwania umowy jest różny, w leasingu operacyjnym trwa 2 lata, a w przypadku leasingu finansowego okres trwania umowy może być ustalany indywidualnie. - Leasing w kosztach firmy
Wybierając leasing operacyjny, w koszty uzyskania przychodu można zaliczyć opłatę wstępną, raty leasingowe, a także wydatki związane z eksploatacją pojazdu, np. paliwo, serwis. Leasing finansowy pozwala na rozliczenie w kosztach firmy odsetek od rat, odpisów amortyzacyjnych i koszty użytkowania samochodu.
- Możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych
Przedsiębiorca, który bierze samochód w leasing ma możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych jedynie w przypadku leasingu finansowego, dzięki któremu auto może być wliczone do majątku firmy. - Leasing a naliczenie VAT
W przypadku leasingu operacyjnego podatek VAT, na podstawie otrzymanej faktury nalicza się do każdej raty leasingowej. Inaczej jest w leasingu finansowym , gdzie VAT płaci się w całości razem z fakturą na całą wartość pojazdu.
Wynajem długoterminowy – auto w firmie nie na własność
Kolejną, ostatnio coraz popularniejszą opcją, jest wynajem długoterminowy. To rozwiązanie bardzo podobne do leasingu, z tą różnicą, że tylko w drugim przypadku auto z czasem przechodzi na własność leasingobiorcy. Warto z niego skorzystać wtedy, gdy chodzi wyłącznie o okresowe lub długoterminowe użytkowanie pojazdu.
Jak rozliczać podatek VAT na samochód w firmie?
Kolejną ważną kwestią, która budzi wątpliwości przedsiębiorców jest możliwość odliczania podatku VAT na auto firmowe. Dzięki temu rozwiązaniu można obniżyć wysokość podatku, warto jednak pamiętać o podstawowych zasadach, niezwykle istotnych w przypadku kontroli urzędników fiskusa.
Istnieją 2 podstawowe sposoby dokonywania odliczeń podatku VAT na samochód w firmie (na podstawie przepisów, które obowiązują od 1 lipca 2015 roku).
Pierwszy z nich dotyczy samochodu, który jest wykorzystywany do celów służbowych i prywatnych. W tym przypadku przedsiębiorca ma prawo odliczyć 50 proc. podatku VAT.
Pełną wartość podatku VAT (100 proc.) można odliczyć, gdy samochód jest wykorzystywany jedynie do celów służbowych.
Uwaga na „kilometrówkę”
Bardzo ważne jest, aby przedsiębiorca, odliczający 100 proc. podatku VAT pamiętał o konieczności złożenia w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26, prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu („kilometrówki) i zapoznaniu pracowników z regulaminem korzystania z pojazdu. Jak łatwo się domyślić, w razie kontroli szczególną uwagę inspektorów skarbowych będzie przykuwać ewidencja przebiegu auta. Wydatki powinny w niej być ujęte w odpowiedni sposób, zwłaszcza w miejscach dotyczących zależności między liczbą przebytych kilometrów, a wydatkami na paliwo.
Urzędnicy zajrzą nie tylko dokumentów
Na wypadek kontroli warto także być przygotowanym na oględziny samochodu. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że urzędnicy mają prawo do dokładnych oględzin auta firmowego. W ich trakcie pojazd sprawdza się zarówno pod kątem eksploatacji, jak i różnego rodzaju napraw czy wymian części.