Chcąc zweryfikować status swojego kontrahenta pochodzącego z innego kraju Unii Europejskiej wcale nie trzeba wykonywać skomplikowanych operacji albo zatrudniać do tego celu wywiadownię gospodarczą. W ogólnodostępnej bazie danych VIES prowadzonej przez Komisję Europejską w szybki sposób dowiemy się, czy firma, z którą chcemy nawiązać stosunki gospodarcze prowadzi aktywną działalność na terenie swojego kraju czy też nie.
Do zweryfikowania konkretnego podmiotu w VIES potrzebne nam będą dwie informacje. Po pierwsze kraj, w którym firma ma zarejestrowaną działalność, a po drugie europejski numer NIP tej firmy. Zazwyczaj numer ten nie różni się od krajowego jest jedynie poprzedzony symbolem literowym dla danego kraju, w Polsce jest to skrót PL, a na przykład w Niemczech DE. Aby otrzymać NIP UE wystarczy w formularzu zgłoszenia do identyfikacji podatkowej zaznaczyć, że przedmiotem działalności będą również transakcje wewnątrzwspólnotowe. Wtedy wydane zostanie specjalne potwierdzenie nadania numeru NIP UE przez odpowiedni dla podmiotu Urząd Skarbowy. Tak więc znając te dwie podstawowe dane dla naszego przyszłego kontrahenta wpisujemy je w odpowiednie okna dialogowe online i natychmiast otrzymujemy wynik weryfikacji. Dzięki niemu dowiemy się czy firma prowadzi aktywną działalność w danym kraju, czyli innymi słowy, czy jest wiarygodnym partnerem w biznesie. Może się zdarzyć, że ktoś poda nam nieprawdziwe dane lub będzie się posługiwał danymi firmy, która od dawna zakończyła swoją aktywność ekonomiczną. Dzięki VIES przypadki zawierania umów i transakcji z takimi nieuczciwymi kontrahentami da się w prosty sposób wyeliminować. Warto dodać, że strona ta utrzymywana jest przez Komisję Europejską, która gwarantuje tym samym prawdziwość zawartych w niej danych.