Trudno sobie wyobrazić, aby nawet niewielkie przedsiębiorstwo sprawnie funkcjonowało bez oprogramowania księgowego.
Dlaczego programy dla firm są tak istotne? Jakie konkretnie pełnią one funkcje i w jaki sposób ułatwiają funkcjonowanie przedsiębiorstwa?
Synchronizacja pracy
Na pewno ważnym zadaniem programów firmowych jest synchronizacja pracy całej firmy. Zwykle oprogramowanie dla firm zainstalowane jest na wszystkich komputerach, przez co gromadzi dane z całej firmy. Tym samym, pracownicy mają ułatwiony dostęp do raportów czy analiz przeprowadzonych w innych działań. Niewątpliwie, synchronizacja jest również ważna z punktu widzenia menadżerów. Bez trudu mogą oni bowiem kontrolować pracę wszystkich swoich podwładnych.
Sygnalizacja błędów
Co bardzo istotne, programy firmowe informują o błędach popełnianych przez pracowników, bądź pracodawców. Tym samym, jeśli w systemie pojawią się błędne wpisy, system zasygnalizuje konieczność wprowadzenia korekty. Dzięki temu łatwiej zachować porządek danych. Co więcej, nie dochodzi również do błędów, które mogłyby mieć konsekwencje prawne. Niepoprawne wpisy w księgach rachunkowych mogą bowiem prowadzić do nałożenia na przedsiębiorstwo kar finansowych.
Warto pamiętać, że wiele przepisów ulega modyfikacjom lub też większym zmianom. Dlatego też, programy dla firm powinny być nieustannie uaktualniane. W innym wypadku sygnalizacja błędów staje się kompletnie bezużyteczna. Uaktualnienia przydają się również, aby programy firmowe mogły sprostać nowym przepisom. Dobrym przykładem jest wprowadzony niedawno obowiązek generowania pliku JPK. Tak zwany jednolity plik kontrolny to nie jako podsumowanie rachunkowości przedsiębiorstwa w formie elektronicznej. Oprogramowanie powinno posiadać funkcję jego szybkiego generowania.
Rejestr VAT
Niewątpliwie, dobre programy finansowe prowadzą również rejestr VAT. Jest to niezbędne dla zachowania porządku w finansach firmy. Dzięki szczegółowemu rejestrowi przedsiębiorca wie, jakie kwoty VAT może sobie odliczyć w danym okresie. W niewielkich firmach kwestia ta nie jest tak istotna, gdyż kwoty te są stosunkowo niewielkie. Jeśli jednak chodzi o największe przedsiębiorstwa, mowa tutaj o naprawdę dużych pieniądzach.