Posiadanie własnej floty pojazdów to być albo nie być dla wielu firm na rynku. I nie chodzi tu tylko o przedsiębiorstwa transportowe lub przewozowe; dziś mobilność wymagana jest w każdej dziedzinie działalności. Posiadanie aut flotowych wiąże się z jednej strony z szeregiem zabiegów technicznych mających na celu utrzymanie ich w dobrym stanie, a z drugiej z ogromem prac administracyjnych i księgowych związanych z właściwym rozliczeniem się z ich korzystania. Pamiętajmy, że od stycznia 2015 roku obowiązują nowe przepisy w tej materii.
Zakup samochodu i rozliczenie VAT
Sposób rozliczenia podatku przy zakupie nowego samochodu w kraju zależy od rodzaju pojazdu, ponieważ nie we wszystkich przypadkach można odliczyć 100 % VAT; dla niektórych pojazdów przysługuje prawo do odliczenia tylko 50 %. Poza tym auta zakupione za granicą też mogą podlegać naliczeniu należnego podatku VAT, a sprowadzenie do Polski auta importowanego często wymaga akcyzy.
Metody amortyzacji samochodu w firmie
Kiedy sprawy zakupu mamy już za sobą, należy wybrać metodę amortyzacji, która będzie obowiązywała. Na początku trzeba ustalić status auta służbowego jako elementu środków trwałych w firmie i wycenić jego wartość początkową. Następnie, zależnie od przyjętych priorytetów, trzeba wybrać pomiędzy metodą liniową (przy stawkach podwyższonych lub indywidualnych), degresywną, a jednorazową amortyzacją. Odpisy amortyzacyjne występują w księgach jako koszty uzyskania przychodu.
Rozliczenie leasingu samochodu
Nie wszyscy przedsiębiorcy decydują się na zakup samochodów za gotówkę. Spora grupa wybiera leasing, który w wielu przypadkach jest łatwiej dostępny i pozwala na zachowanie płynności finansowej. Od faktur za raty leasingowe odlicza się VAT, natomiast opłata wstępna podlega odrębnym metodom rozliczeń. Sposób księgowania wydatków na leasing będzie także zależał od jego rodzaju, czy jest on operacyjny czy finansowy.
Księgowanie wydatków na samochód
Przede wszystkim kosztami związanymi z używaniem aut w firmie będzie zakup paliwa. Sposób jego księgowania zależy od tego, czy auto tankowane było w kraju czy za granicą oraz czy w tym celu użyto karty paliwowej. Kolejne koszty ewidencjonowane będą paragonami za przejazd autostradą oraz paragonami za parkingi. Nie zawsze da się uniknąć kosztów związanych z negatywnymi zjawiskami, takimi jak wypadki, czy kradzieże samochodów firmowych, które także rozliczane są w odpowiednich księgach.
Sprzedaż samochodu firmowego
Kiedy przedsiębiorca zdecyduje się na sprzedaż firmowego auta również musi się liczyć z mnóstwem formalności i procedur, także księgowych. Tutaj wyznacznikiem może być wartość początkowa, która jeśli przekracza 20 000 EUR rozliczana jest na innych zasadach. W niektórych przypadkach przysługuje zwolnienie z VAT przy sprzedaży samochodu. Sprzedany samochód należy wycofać z działalności. Na tym wcale nie kończy się liczba tematów związanych z używaniem aut w firmie. Aby rozliczać je prawidłowo najlepiej zaopatrzyć się w stosowne kompendium wiedzy.