W obecnych czasach wszystko zmierza w prostym kierunku. Staramy się jak najwięcej procesów zautomatyzować i przenieść do świata elektronicznego. Przykładem tego są programy do elektronicznego obiegu dokumentów, które są wykorzystywane od wielu lat, lecz w ostatnich latach znacząco zyskują na popularności. Jakie funkcjonalności powinny posiadać takie programy?
Czym jest program do elektronicznego obiegu dokumentów?
Nazwa program jest dość ogólna i raczej spłyca to, jak skomplikowany potrafi być program do elektronicznego obiegu dokumentów. W większych firmach przypomina on bowiem spory system, który obsługuje setki, tysiące, a nawet i dziesiątki tysięcy dokumentów każdego dnia. Jego zadanie jest proste, gdyż przechowuje on dokumenty, a także umożliwia prosty do nich dostęp, czy też ich dobry obieg po firmie.
Jakie funkcje powinien posiadać program do elektronicznego obiegu dokumentów?
Przede wszystkim dobre programy do elektronicznego obiegu dokumentów to takie, które obsługują wiele różnych typów dokumentacji. Im bardziej uniwersalny program tym lepiej, gdyż nie będzie trzeba go w skomplikowany sposób łączyć z innymi, by móc stworzyć obieg dokumentów, na których nam zależy. Program powinien zapewniać również dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, gdy ich potrzebujemy.
Jakie zalety ma program do elektronicznego obiegu dokumentów?
Programy do elektronicznego obiegu dokumentów mają naprawdę wiele zalet. Przede wszystkim pozwalają one zmaksymalizować zyski generowane przez przedsiębiorstwo. Pozwalają bowiem na ograniczenie kosztów księgowości, a także pozytywnie wpływają na efektywność pracy.
Ponadto takie programy są ekologiczne, gdyż ich istnienie sprawia, że w firmie nie są już potrzebne ogromne pomieszczenia pełne szafek, które są wypełnione po brzegi segregatorami z dokumentami sprzed kilku lat. Wszystko będzie przechowywane bezpiecznie w chmurze lub na własnym serwerze firmy. Ochrona przed utratą danych to kolejna z zalet, gdyż programy posiadają liczne zabezpieczenia, które dobrze chronią dokumenty firmy.