Urządzanie biura to niełatwy i skomplikowany proces, który wymaga gruntownego przemyślenia i umiejętnego podejścia. Wbrew pozorom wyposażenie biura to nie tylko biurko, obrotowy fotel, sprzęt biurowy i akcesoria do pisania, ale także meble, dodatki, kolory ścian i różnego rodzaju artykuły do biura, które decydują o jego charakterze i funkcjonalności.
Czy rzeczywiście urządzenie biura wymaga tyle zaangażowania?
Z pewnością otoczenie, w którym pracownicy spędzają 8-10 godzin dziennie, wpływa na ich samopoczucie, a tym samym efektywność i jakość pracy. Wygląd biura niewątpliwie ma wpływ na jej postrzeganie przez klientów. Bez cienia przesady można zatem powiedzieć, że właściwe wyposażenie biura to przejaw troski o pracowników i element budowania wizerunku. Nic dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na zatrudnienie profesjonalnych projektantów wnętrz, choć nie jest konieczne. Modne i nowoczesne, a jednocześnie wygodne i funkcjonalne biuro można urządzić samodzielnie, warto jednak pamiętać przy tym o specyficznych wymaganiach, jakie powinno spełniać.
Po pierwsze, przyjazny podział przestrzeni
Urządzanie biura warto zacząć od odpowiedniego podziału przestrzeni. Coraz większą popularnością cieszą się biura typu open space – przestrzeń jest w nich podzielona na strefy, m.in. pracy, relaksu i spotkań, które można oddzielać, np. za pomocą ekranów dźwiękoszczelnych lub specjalnych mebli. Każda strefa powinna być urządzona w nieco innych sposób, podkreślający jej odrębność.
Meble użyteczne, czyli jakie?
Użyteczność, funkcjonalność i ergonomia to podstawowe cechy, jakimi powinny odznaczać się meble do biura. Co to oznacza w praktyce? Biurko musi być wystarczająco duże, aby pomieściło wszelkie niezbędne narzędzia i akcesoria do pracy: komputer, segregatory, przybornik itp. Meble powinny mieć takie wymiary i być ustawione względem siebie w taki sposób, aby zapewnić wygodne użytkowanie. Warto pomyśleć o takim ustawieniu faksu czy drukarki, które nie będzie zmuszało do częstego przemieszczania się lub pochylania. Obrotowe fotele, dostosowane do naturalnych krzywizn ludzkiego ciała, z możliwością regulacji to podstawa wyposażenia biurowego. Bardzo dobrym rozwiązaniem są także regulowane biurka, które można dostosować do wzrostu i postury każdego pracownika. Ważne są również materiały, z których wykonane są meble biurowe. Powinny odznaczać się trwałością i solidnością, najlepiej w tej roli sprawdzi się drewno, stal lub inny metal.
Meble modne czy ponadczasowe?
Stylistyka mebli zależy przede wszystkim od gustu i preferencji pracodawcy, jednak ogólnie przyjmuje się, że najbardziej uniwersalnym stylem wyposażenia biurowego jest elegancki minimalizm. Proste formy bez zbędnych dodatków, lekkie stelaże i jasna kolorystyka mebli sprawią, że wnętrze będzie prezentować się stylowo, niezależnie od zmieniających się trendów. Jeśli pracodawcy zależy na modnym wzornictwie, dobrym pomysłem może być także styl skandynawski. Jego prostota i nawiązania do świata natury, np. drewniane blaty, wprowadzą do wnętrza atmosferę ciepła i harmonii. Aby nieco ocieplić wygląd biura, do jego wnętrza można wprowadzić miękkie pufy, kanapy oraz mały stolik kawowy. Sprawdzą się przede wszystkim w miejscach spotkań z klientami oraz w strefie relaksu dla pracowników.
Sprzęt i artykuły do biura
W żadnym biurze nie może zabraknąć podstawowego sprzętu, takiego jak telefon i faks. Potrzebne są również urządzenia niezbędne do obsługi dokumentacji, takie jak kserokopiarka, skaner, bindownica, laminator, niszczarka. W miejscach, w których odbywać się będą spotkania i podsumowania z pracownikami, przydać się może projektor i tablica.
Wreszcie biuro musi być wyposażone w różnego rodzaju materiały papiernicze i organizery: notesy, przybory do pisania, kleje, taśmy, nożyczki, zakreślacze, korektory, dziurkacze, zszywacze oraz wizytowniki, segregatory. W każdym biurze świetnie sprawdzą się tablice korkowe. Pomyśleć warto też o zabezpieczeniach przestrzenie biurowej. Choć nie są one niezbędne, mogą znacznie ułatwić życie personelowi, a do tego przedłużyć trwałość użytkowanego wyposażenia. Należą do nich: osłony na podłogę przeciw zarysowaniom przez krzesła, maty na biurka i inne powierzchnie, tunele i listwy na kable.
Kolor i dodatki mają znaczenie
Mówiąc o aranżacji przestrzenie biurowej, nie można nie wspomnieć o odpowiednim doborze kolorów ścian i dodatkach. W pomieszczeniach biurowych często stosuje się jasne, stonowane barwy, choć nie jest to regułą. Wnętrze urządzone w duchu minimalizmu warto ożywić jednym mocniejszym kolorem, np. energetyczną czerwienią lub oranżem. Charakteru dodać mogą designerskie dodatki: obrazy, grafiki, artystyczna ceramika, doniczki z roślinnością. Z kolei lampka z abażurem lub ramka ze zdjęciem dziecka sprawią, że wnętrze stanie się milsze i bardziej zachęcające. Oczywiście, w doborze dekoracji wskazany jest umiar, gdyż ich nadmiar może wywołać efekt nieładu i estetycznego chaosu. Poeksperymentować z kolorami i zabawnymi dodatkami warto w pomieszczeniach socjalnych, kuchni i przestrzeni spotkań w czasie przerw. Pomoże to stworzyć luźną atmosferę, sprzyjającą regeneracji i nawiązywaniu kontaktów między pracownikami.