Jeżeli zakładasz firmę, przygotuj też miejsce na jej dokumenty – brak przestrzeni do przechowywania potrzebnej dokumentacji jest jednym z problemów przedsiębiorstw. Dokumentów nie warto w takiej sytuacji wyrzucać – dlaczego są takie ważne?
Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów firmowych. Na szczególną uwagę zasługuje dokumentacja księgowa, którą zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej należy przechowywać do momentu, w którym upłynął okres przedawnienia.
Dokumentacja ta obejmuje przede wszystkim księgi podatkowe, dowody księgowe, w tym faktury i rachunki, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne. Przepisy wskazują, że przedawnieniu ulegają one dopiero w momencie upływu 5 lat, przy czym liczony jest on od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku.
Także przechowywać należy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS – w tym przypadku także obowiązuje okres 5 lat, ale dotyczy on dokumentów, które zostały wystawione po 1 stycznia 2012 roku. Dla wcześniejszych dokumentów obowiązuje okres 10 lat, dlatego też, jeżeli zostały one wystawione jeszcze w 2011 roku, nie należy ich usuwać.
Również przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację pracowniczą – zalicza się do niej listy płac, karty wynagrodzeń pracowników, a także inne dokumenty, które są podstawą do naliczania rent i emerytur. Przepisy wskazują, że powinny być one przechowywane przez 50 lat – czas ten liczony jest od momentu ostatniej pracy pracownika u przedsiębiorcy.
Gdy przedsiębiorca nie przechowuje powyższych dokumentów, naraża się na spore kłopoty, między innymi w trakcie kontroli urzędowych. Co więcej, dokumentów nie należy pozbywać się poprzez zwyczajne wrzucenie do kosza – najlepiej, aby zostały one poddane procedurze niszczenia.
Z pomocą przedsiębiorcom przychodzi firma System AD (archiwizacjadokumentow.com.pl), która oferuje usługi kompleksowego zarządzania dokumentacją. Na jej stronie internetowej archiwizacjadokumentow.com.pl można sprawdzić więcej informacji na temat przechowywania dokumentów oraz ich niszczenia.