0

Dlaczego nie warto wyrzucać dokumentów firmowych?

Jeżeli zakładasz firmę, przygotuj też miejsce na jej dokumenty – brak przestrzeni do przechowywania potrzebnej dokumentacji jest jednym z problemów przedsiębiorstw. Dokumentów nie warto w takiej sytuacji wyrzucać – dlaczego są takie ważne?

Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów firmowych. Na szczególną uwagę zasługuje dokumentacja księgowa, którą zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej należy przechowywać do momentu, w którym upłynął okres przedawnienia.

Dokumentacja ta obejmuje przede wszystkim księgi podatkowe, dowody księgowe, w tym faktury i rachunki, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne. Przepisy wskazują, że przedawnieniu ulegają one dopiero w momencie upływu 5 lat, przy czym liczony jest on od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku.

dokTakże przechowywać należy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS – w tym przypadku także obowiązuje okres 5 lat, ale dotyczy on dokumentów, które zostały wystawione po 1 stycznia 2012 roku. Dla wcześniejszych dokumentów obowiązuje okres 10 lat, dlatego też, jeżeli zostały one wystawione jeszcze w 2011 roku, nie należy ich usuwać.

Również przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację pracowniczą – zalicza się do niej listy płac, karty wynagrodzeń pracowników, a także inne dokumenty, które są podstawą do naliczania rent i emerytur. Przepisy wskazują, że powinny być one przechowywane przez 50 lat – czas ten liczony jest od momentu ostatniej pracy pracownika u przedsiębiorcy.

Gdy przedsiębiorca nie przechowuje powyższych dokumentów, naraża się na spore kłopoty, między innymi w trakcie kontroli urzędowych. Co więcej, dokumentów nie należy pozbywać się poprzez zwyczajne wrzucenie do kosza – najlepiej, aby zostały one poddane procedurze niszczenia.

Z pomocą przedsiębiorcom przychodzi firma System AD (archiwizacjadokumentow.com.pl), która oferuje usługi kompleksowego zarządzania dokumentacją. Na jej stronie internetowej archiwizacjadokumentow.com.pl można sprawdzić więcej informacji na temat przechowywania dokumentów oraz ich niszczenia.

Dodaj komentarz