0

Skanowanie dokumentów – sposób na ułatwienie dostępu do dokumentów

Skanowanie dokumentów to proces, który nie tylko pozwala na lepszą organizację akt. To również sposób na oszczędność czasu, wynikającą z łatwiejszego dostępu do faktur, rozliczeń i innej, zgromadzonej dokumentacji.

W jaki sposób skanowanie dokumentów wpływa na dostęp do akt?

  • Sprawne wyszukiwanie dokumentacji

Aby znaleźć konkretny dokument w tradycyjnym archiwum, pracownik musi opuścić swoje stanowisko, udać się do firmowych zasobów, a następnie, posługując się kategoriami, które wcześniej przewidział archiwista, odnaleźć interesujący go dokument. Jeśli przedsiębiorstwo dysponuje zdigitalizowanymi wersjami dokumentów, sprawa jest dużo prostsza. W takich sytuacjach korzysta się ze specjalnych systemów, które pozwalają dowolnie określić kryteria wyszukiwania. W tym drugim przypadku nieporównywalnie szybciej otrzymujemy również wynik wyszukiwania. Każda osoba, która kiedykolwiek próbowała odszukać dokument w archiwum, zdaje sobie sprawę z tego, że na odnalezienie właściwych akt potrzebny jest czas. Nawet świetnie zaplanowane archiwum nie wygra z dokumentacją elektroniczną na polu szybkości wyszukiwania dokumentacja.

  • Możliwość wspólnej pracy nad jednym dokumentem

Digitalizacja nie tylko pozwala szybko odszukać interesujący nas plik. Zapewnia również większy komfort pracy. Po pierwsze, większość obowiązków służbowych wykonuje się w biurach przy komputerze. Praca na pliku elektronicznym, ewentualne kopiowanie danych i ich weryfikacja jest łatwiejsza, jeśli posługujemy się jednym medium i spoglądamy np. jedynie w monitor, a nie to w monitor, to w wydrukowane umowy. Skanowanie dokumentów i ich digitalizacja zapobiegają również ewentualnym przestojom podczas pracy.

Do takich sytuacji dochodzi, gdy dwóch lub więcej pracowników potrzebuje skorzystać z dokumentu w tym samym momencie. W firmie, w której używa się jedynie dokumentacji papierowej, pracownicy byliby zmuszeni do oczekiwania na dostęp do dokumentu. Mogłoby to budzić frustrację, utrudniać skupienie na innych zadaniach, a nawet być zarzewiem konfliktu. Przedsiębiorca, który decyduje się na skanowanie dokumentów dba więc o swoistą higienę pracy. Oprócz tego ma realny wpływ na sprawniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

  • Kwestie bezpieczeństwa a skanowanie dokumentów

Podstawową sprawą, o której nie należy zapominać, korzystając z plików elektronicznych, jest bezpieczeństwo. Dotyczy ono nie tylko ewentualnego wydostania się informacji poza firmę. Ochrona danych osobowych klientów i kontrahentów powinna polegać również na przestrzeganiu reguł dotyczących zasad dostępu oraz na nadawaniu uprawnień konkretnym grupom osób. Digitalizacja dokumentów często pozwala sprawdzić, kto ostatnio pracował z danymi aktami. Cyfrowe dokumenty znacznie ułatwiają też przyznawanie uprawnień do określonych grup plików. Zaplanowanie tak sprawnie działającego systemu w firmie posługującej się jedynie papierowymi aktami, wiązałoby się ze sporymi wydatkami. Konieczny byłby np. zakup specjalnych szaf oraz  fizyczne oddzielenie od siebie grup dokumentów, do których uprawnienia mają różne osoby. Upoważnieni pracownicy musieliby też strzec kluczy, zamykających szafki oraz dbać o to, żeby nie pozostawić akt w nieodpowiednim miejscu. Skanowanie dokumentów znacznie ułatwia ochronę dokumentów przed takim niepowołanym dostępem, bo trudniej tu o zaniedbania, wynikające z ludzkich błędów.

Decyzja o skanowaniu dokumentów nie musi być rewolucyjną zmianą; równie dobrze takie kroki można podejmować stopniowo. Poszukując firm oferujących skanowanie dokumentów, warto wziąć pod uwagę jedynie te placówki, które bezpośrednio informują o przestrzeganiu norm ISO. Rhenus Data Office Polska i inne rzetelne firmy zwracają uwagę nie tylko na taką certyfikację, ale również na kompleksowość usług. W efekcie klient, oprócz skanowania dokumentów, może też spodziewać się optymalnego skatalogowania akt przez profesjonalnego archiwistę. Przedsiębiorstwa zajmujące się w ten sposób dokumentacją klientów oferują również szereg usług związanych z aktami papierowymi: ich przechowywanie, archiwizację i bezpieczną utylizację.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.