0

Koszt uzyskania przychodu – co można odliczyć, a czego nie

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z różnego rodzaju wydatkami. Jednym z podstawowych, skwapliwie wykorzystywanych praw przedsiębiorcy, jest możliwość odliczenia części z nich od podatku po zaksięgowaniu. Niestety, nie dotyczy to wszystkich wydatków, co bardzo często jest źródłem wątpliwości wśród prowadzących działalność. Oto garść informacji, które mogą pomóc zrozumieć co można wrzucić w koszty firmy.

Koszt uzyskania przychodu – problem z definicją
Na początek warto przytoczyć definicję kosztów uzyskania przychodu z artykułu 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest ona podstawą do wszelkich interpretacji na temat charakteru wydatków w firmie.

“Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”

Definicja nie wydaje się skomplikowana. Zasadniczo istnieją dwa podstawowe warunki, jakie muszą być spełnione, aby wydatek można było wliczyć w koszty firmy:

  • musi być poniesiony przez firmę w celu osiągnięcia lub zachowania przychodów albo zabezpieczenia ich źródła,
  • nie znajduje się na liście wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, wymienionych w ustawie.

Problem z kwalifikacją wydatku do kosztów uzyskania przychodu polega na tym, że ich definicja jest mało precyzyjna, z kolei wyżej wspomniana lista jest dość ograniczona. Przez to dochodzi do wielu, często zupełnie nieświadomych pomyłek, gdy przedsiębiorca do kosztów firmy zalicza wydatki prywatne.

Czego nie można odliczyć od podatku
Podstawowymi przykładami wydatków, których nie da się zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu są:

  • wynagrodzenie i dokształcanie przedsiębiorcy – po warunkiem, że nie może udowodnić, że zdobyta wiedza będzie przydatna w osiągnięciu lu zachowaniu dochodu firmy,
  • środki trwałe – chodzi o części majątku o wartości przekraczającej 3500 zł, które mają być użytkowane dłużej niż rok,
  • zaliczki utracone przed dokonaniem całej płatności,
  • grzywny, odszkodowania i odsetki od nich,
  • koszty egzekucyjne – chyba, że były konieczne dla obrony interesów firmy.

Istnieje także wiele przypadków mniej oczywistych, nawet dla przedsiębiorców dość dobrze orientujących się w księgowości. Pytania pojawiające się przy tym temacie są bardzo różnorodne, np. czy można odliczyć internet, kursy edukacyjne, koszt poczęstunku dla klienta biznesowego. Nie sposób udzielić odpowiedzi w tym jednym, krótkim wpisie, zwłaszcza, że zwykle wiele zależy od indywidualnych okoliczności. Jednak podam kilka dość charakterystycznych przykładów, które mogą być pomocne w określaniu charakteru nietypowych wydatków.

  • Żywność
    Są sytuacje, w których żywność może stanowić koszt uzyskania przychodu. Dzieje się tak np. w przypadku zakupu produktów na poczęstunek klienta w biurze, dań i napojów dla pracowników – kiedy jest to niezbędne dla podniesienia wydajności ich pracy. W kwestii wydatków na diety dla pracowników w delegacji, jednodniowe wyżywienie nie może przekraczać 30 zł, natomiast w trakcie delegacji zagranicznych górna granica jest uzależniona od danego kraju.
  • Polisa na życie
    Wydatki na ubezpieczenie na życie nie mogą być wrzucone w koszty firmy, ponieważ obejmuje ona także czas spędzony poza pracą.
  • Dekoracje do firmy
    Tego rodzaju wydatki, np. na rośliny, rzeźby, obrazy, mogą być odliczone od podatku, pod warunkiem, że nie są zbyt kosztowne. W innym wypadku mogą zastać zakwalifikowane jako koszty reprezentacji.
  • Kursy edukacyjne dla pracowników
    Koszty kursów edukacyjnych dla pracowników można odliczyć od podatki, o ile są są bezpośrednio związane w profilem firmy.
  • Karnety na zajęcia sportowo-rekreacyjne dla pracowników
    W tym przypadku trudno znaleźć przekonujące uzasadnienie dla włączenia wydatku w koszty uzyskania przychodu, chyba, że zachowanie sprawność fizycznej jest wymagane na danych stanowisku.

Koszty reprezentacji a odliczenia od podatku
Ostatnią wskazówką, która może pomoc w odróżnieniu tego, co czego nie można, a co można wrzucić w koszty firmy, jest kwestia reprezentacji i reklamy. Przy rozliczaniu kosztów wszelkich zabiegów marketingowych, rozróżnianie tych dwóch działań ma podstawowe znaczenie – wydatki na reklamę zalicza się do kosztów firmy, natomiast reprezentacji nie.
Kłopot w tym, że ustawodawca nie precyzuje pojęć reklamy i reprezentacji, a rzeczywistość pokazuje, że granica między nimi jest cienka. Obiad z klientem z pewnością należy uznać za koszt reprezentacji, ale jak zakwalifikować wydatki na dekoracyjną roślinność przed siedzibą firmy? Aby podjąć prawidłową decyzję i nie narazić się na podejrzenia urzędników, warto przyjąć zasadę zalecaną przez wielu ekspertów – właściwą ocenę należy za każdym razem uzależnić od sytuacji firmy, jej wielkości i rodzaju prowadzonej działalności. Dla przykładu, zakup egzotycznych roślin ogrodowych, które mają zdobić, a do tego wyróżniać siedzibę firmy spośród okolicznych posesji, należy zakwalifikować jako reprezentację.

Podsumowując, w ocenie tego, co można, a czego nie można włączyć w koszty firmy, warto kierować się przede wszystkim treścią definicji kosztów uzyskania przychodu i nie mniej istotnym zdrowym rozsądkiem. Lista wydatków, które można odliczyć od podatku może być bardzo długa, o ile przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić, że są one rzeczywiście konieczne dla osiągania i zachowywania przychodu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.